System obiegu dokumentów
Usługa SharePoint Online wchodząca w skład pakietu Microsoft 365, jak i występująca osobno, to jedno z najbardziej rozbudowanych i elastycznych narzędzi służących do tworzenia obiegów dokumentów oraz organizowania miejsca do pracy zespołowej.
SharePoint Online zapewnia niezastąpione narzędzia do pracy na plikach pakietu Office. Przechowując je w usłudze zyskasz możliwość wspólnej pracy nad jednym plikiem z wieloma pracownikami i to w czasie rzeczywistym. Ponadto wszystkie zmiany przechowywane są w taki sposób, abyś za pomocą funkcji Historia wersji mógł wrócić do wcześniejszej wersji dokumentu Word, czy arkusza Excel.
Co zyskasz?
Oferowane przez nas wdrożenie systemu obiegu dokumentów w oparciu o usługę SharePoint zapewni Twojej firmie niezawodne repozytorium danych. Dzięki niemu będziesz mógł przechowywać wszystkie biznesowe dokumenty, pliki oraz obrazy. Stosując zaawansowane funkcje platformy SharePoint, zyskasz możliwość analizowania zmian dokonywanych w plikach, a także łatwe narzędzia pozwalające nadawać uprawnienia do poszczególnych zasobów firmowych. Z kolei w codziennej pracy i odnajdywaniu plików niezastąpiona okaże się wbudowana wyszukiwarka, która odpowiednio indeksuje całą zawartość usługi, tak aby odnalezienie potrzebnych plików było łatwe i szybkie.
W ramach usługi wdrożeniowej System obiegu dokumentów zyskasz kompleksowe rozwiązanie dostosowane do potrzeb Twojej organizacji, dające następujące możliwości:
- W ramach usługi gromadzone mogą być dowolne informacje i dane, niezależnie od działów i struktury organizacyjnej.
- Ewidencjonowanie dokumentów finansowych w postaci elektronicznej – przyspieszony proces akceptacji i ewidencji wszystkich wydatków pracowniczych.
- Rejestracja dokumentów finansowych z wykorzystaniem elastycznych źródeł wejściowych: w tym skanowanie wsadowe, wprowadzanie manualne, dokumenty przesyłane drogą elektroniczną.
- Mechanizm tworzenia schematów postępowania z danym dokumentem, tak zwany obieg dokumentów – przykładowo faktura kosztowa przesyłana jest do pracownika danego działu, który ją akceptuje; następnie kierownik działu weryfikuje i ostatecznie zatwierdza wydatek, po czym faktura przekazywana jest do działu księgowości.
- Alerty informujące o zmianach w plikach oraz folderach.
- Usługa obiegu dokumentów może być także wykorzystywana do usprawnienia wymiany plików z kontrahentami.
