powered by CentrumXP
Zaloguj sięZarejestruj się

Obszary pracy w aplikacji SharePoint to wszelkiego rodzaju listy, biblioteki, kalendarze, tablice dyskusyjne, zbiory łączy czy ankiety. W tym poradniku zobaczysz najbardziej przydatne obszary w SharePoint i poznasz ich charakterystykę.

Strona główna

Menu główne zobaczysz, gdy otworzysz aplikacje SharePoint, klikając jego ikonę w aplikacji Office lub na stronie Office.com. Strona ta zawiera widok często używanych witryn, listę obserwowanych witryn i listę ostatnio używanych. Jest to dobre miejsce, by zacząć nawigacje, a także by utworzyć nowa witrynę. W lewym górnym rogu znajduje się tez wyszukiwarka, za pomocą której możesz od razu znaleźć konkretna witrynę albo plik.

Witryna zespołu

Witryna zespołu to podstawowy obszar pracy w SharePoint. Witryny pozwalają zorganizować zarówno prace zespołu, jak i jego pliki. Do witryn "podłączane" są dokumenty, konwersacje, strony, biblioteki dokumentów i aplikacje, takie jak kalendarze, listy zadań, listy kontaktów czy ankiety. Do łatwej nawigacji po elementach witryny służy menu po lewej stronie.

Witryna do komunikacji

Drugim typem witryny — obok witryny zespołu — jest witryna do komunikacji. Nie jest zależna od konkretnej, wyodrębnionej grupy i służy do informowania wszystkich osób w organizacji. Stronę tej witryny możesz personalizować na wiele sposobów, a także dodawać na niej nowe wiadomości, listy, linki i biblioteki dokumentów. Witryna do komunikacji jest dobrym miejscem na udostępnianie treści, które mają zobaczyć wszyscy pracownicy organizacji.

Zawartość witryny

Zawartość witryny jest jednym z widoków każdej witryny, do którego przejdziesz w menu nawigacyjnym witryny po lewej stronie. Znajduje się w nim lista wszystkich głównych elementów witryny, takich jak poszczególne biblioteki plików, szablony i aplikacje, np. kalendarze, ankiety i listy. W tym miejscu możesz również dodawać nowa zawartość.

Biblioteka dokumentów

Umożliwia ona przechowywanie wszystkich rodzajów dokumentów – programu Word, Excel, PowerPoint czy też plików tekstowych utworzonych na przykład w Notatniku. Biblioteka dokumentów posiada funkcje współtworzenia, przechowywania wersji i ewidencjonowania, co jest bardzo potrzebne do pracy nad dokumentami przez kilka osób. Biblioteka pozwala też synchronizować zawartość z komputerem lokalnym, co umożliwia dostęp do dokumentów w trybie offline. Każda witryna posiada podstawowa bibliotekę dokumentów o nazwie Dokumenty. Znajdziesz ja w menu nawigacji po lewej stronie. Możesz dodawać więcej bibliotek, nadawać im dowolne nazwy i umieszczać w nich dowolne pliki. Bezpośrednio z poziomu biblioteki możesz też tworzyć nowe dokumenty Office. Szczególnym rodzajem biblioteki jest biblioteka obrazów. Umożliwia ona przechowywanie wszelkiego rodzaju plików graficznych z możliwością ich podglądu.

Ankieta

Gdy pracujesz w zespole, czasem zachodzi potrzeba zebrania opinii od jego członków — w sposób jawny lub niejawny. Przydatne okazuje się wtedy skorzystanie z ankiety. Co istotne, SharePoint pozwala ingerować nawet w najmniejsze detale ankiet, co pozwoli Ci zebrać wszelkie, nawet najbardziej drobiazgowe informacje. Po zakończeniu ankiety lub nawet w trakcie tego masz możliwość podglądu jej wyników, przedstawionych w formie graficznej i w czasie rzeczywistym. SharePoint radzi sobie z tym bez problemu. W każdej chwili możesz sprawdzić aktualne wyniki ankiety. Są czytelne i łatwe do zrozumienia, dzięki czemu możesz łatwo wyciągnąć z nich wnioski.

Tablica dyskusyjna

Nie ma wątpliwości, ze do prawidłowego funkcjonowania grupy niezbędna jest sprawna komunikacja. W usłudze SharePoint z pomocą przychodzi Tablica dyskusyjna, na której możesz prowadzić ogólne rozmowy, do których dostęp ma cala grupa. Jest to przydatne zarówno w przypadku codziennej komunikacji, jak i podczas wdrażania większych lub mniejszych projektów. Tablica dyskusyjna eliminuje też konieczność wykorzystywania nie zawsze wygodnej poczty e-mail i innych komunikatorów, by prowadzić ożywione dyskusje, np. związane z konkretnym projektem.

Zadania

Czasami do zarządzania przepływem pracy w grupie nie wystarczy sam kalendarz. Przydatna okazuje się wtedy lista zadań, która bez problemu możesz utworzyć w SharePoint. Znacząco upraszcza ona kontrole nad tym, na jakim etapie znajduje się praca zespołu czy pojedynczych użytkowników. W toku postępów przydzieleni do zadań użytkownicy mogą aktualizować procent ukończenia i stan zadania, a informacje te są dobrze widoczne zarówno dla wykonawców, jak i dla zlecającego zadania oraz pozostałych członków grupy. Listę zadań możesz również połączyć z programem Outlook, by zarządzać nią za jego pomocą, a także otwierać w aplikacjach Projekt lub Access.

Kontakty

Lista kontaktów pozwala skatalogować dane kontaktowe osób spoza organizacji. Mogą to być takie dane, jak imie, nazwisko, adres e-mail, firma, stanowisko, numer telefonu, adres, miasto, region, uwagi itd. Po kliknięciu nazwiska osoby na liście zobaczysz kartę kontaktu ze wszystkimi podanymi informacjami o tej osobie.

Kalendarz

Jak wiadomo, odpowiednio zorganizowany kalendarz stanowi jeden z nieodłącznych elementów każdej sprawnie funkcjonującej firmy. W usludze SharePoint mozesz bardzo latwo utworzyc tego typu element, usprawniajac tym samym zarządzanie praca zespołu. Kalendarz to miejsce, w którym możesz zapisywać terminy spotkań i innych wydarzeń. Informacje zapisane w kalendarzu możesz synchronizować z programem pocztowym Microsoft Outlook lub innym, w którym funkcja synchronizacji jest dostępna. Dzięki temu wydarzenia zapisane w kalendarzu będą zawsze aktualne i ogólnodostępne w firmie.

Lista niestandardowa

Lista niestandardowa to obszar będący zwyczajna lista elementów i możliwością zaawansowanej konfiguracji kolumn pod kątem wymaganej przez funkcjonalności. Lista niestandardowa może pełnić funkcje listy zadań, listy problemów, listy kontaktów, sekcji ogłoszeń czy odnośników. Tworzenie i dodawanie elementów do tej listy przypomina prace z podstawowymi, nastawionymi na konkretna zawartość bibliotekami. W przypadku listy niestandardowej możesz dodawać własne kolumny i konfigurować ich zawartość. Pozwala to przypisać do elementów dodatkowe, niestandardowe atrybuty i właściwości.