Office 365 pozwala bardzo precyzyjnie określić, jakie osoby mają dostęp do plików. Możesz nadawać zezwolenia na podgląd i edycje nie tylko pojedynczym osobom, ale także grupom, całej organizacji czy nawet osobom z zewnątrz, które dysponują linkiem — dzięki temu nie mogą one nawigować po zasobach firmy, a dostęp mają jedynie do konkretnego, udostępnionego im pliku. W tym poradniku zobaczysz, jak udostępnić plik w sposób bezpieczny i precyzyjny.

1. Otwórz aplikacje OneDrive i przejdź do lokalizacji, w której znajduje się plik lub folder. Obok jego nazwy znajduje się ikona ze strzałką w prawo ("Udostępnij wybrany element innym osobom"). Kliknij te ikonę.



2. Otworzy się menu Wyślij link. Kliknij teraz pierwsza opcje na górze, aby rozwinąć ustawienie, kto może wyświetlać i edytować udostępniany plik. Domyślnie są to osoby z Twojej organizacji.



3. Otworzy sie okienko Ustawienia linku. Zaznacz jedna z opcji, dla kogo ma działać ten link. Nie muszą to być wszystkie osoby z Twojej firmy. Możesz wybrać Każdą osobę z linkiem, Osoby w organizacji dysponujące linkiem , Osoby mające już dostęp lub Określone osoby. W tym przykładzie zaznacz opcje pierwsza — Każdą osobę z linkiem. W sekcji Inne ustawienia domyślnie zaznaczona jest opcja Zezwalaj na edytowanie. Oznacza to, ze osoby, którym udostępnisz link, mogą edytować plik. Te opcje możesz odznaczyc - wówczas odblokuje się przełącznik Blokuj pobieranie. Gdy klikniesz ikonę przełącznika, by włączyć to ustawienie, wówczas osoby, którym udostępnisz link, nie będą mogły pobierać tego pliku, a jedynie go przeglądać.



4. Poniżej znajdują się dodatkowe ustawienia, które są opcjonalne. Kliknij Ustaw datę wygaśnięcia i wskaz na kalendarzu dzień, w którym link przestanie być aktywny. Możesz dodatkowo wpisać hasło do linku w polu Ustaw hasło. Osoby próbujące uzyskać dostęp do pliku będą musiały je podać. Po wszystkim kliknij Zastosuj.



5. Wybierz teraz sposób, w jaki chcesz udostępnić plik. Jeśli chcesz wysłać link mailem do osób z organizacji, w polu Wprowadź nazwę lub adres e-mail zacznij wpisywać nazwy, lub adresy użytkowników i kliknij wybrana podpowiedz. Po dodaniu jednego odbiorcy możesz w ten sam sposób dodać kolejnych. Opcjonalnie możesz też dodać wiadomość.



6. Gdy dodałeś już wszystkich odbiorców, kliknij Wyślij. Link do pliku zostanie wysłany na maila wybranych osób.



7. Otrzymasz potwierdzenie, ze link został wysłany.



8. Kolejnym sposobem jest wygenerowanie linku i jego skopiowanie. Jeśli chcesz udostępnić link samodzielnie, w okienku Wyślij link kliknij przycisk Kopiuj link.



9. Po chwili zobaczysz komunikat "Skopiowano link". Naciśnij polecenie Kopiuj. Link trafi do Twojego schowka. Możesz go teraz wkleić w treści maila do odbiorcy, w konwersacji lub czacie Teamu albo w innym komunikatorze.



10. Ostatnia z opcji pozwala udostępnić link w nowej wiadomości programu Outlook. Aby skorzystać z tej opcji, w okienku Wyślij link kliknij przycisk Program Outlook.



11. Na nowej karcie przeglądarki otworzy się aplikacja Outlook, a w niej okienko nowej wiadomości z gotowym linkiem. Możesz teraz dodać nadawców i (opcjonalnie) tytuł maila i dalsza wiadomość. Aby wysłać link tym sposobem, kliknij Wyślij na dole ekranu.