Office 365 pozwala bardzo precyzyjnie określić, jakie osoby mają dostęp do plików. Zezwolenia na podgląd i edycje możesz nadawać nie tylko dla pojedynczych osób, ale także grup, całej organizacji czy nawet osób z zewnątrz, które dysponują linkiem — dzięki temu nie mogą one w ogóle nawigować po zasobach firmy, a dostęp mają jedynie do konkretnego, udostępnionego im pliku. W tym poradniku zobaczysz, jak udostępnić plik w sposób bezpieczny i precyzyjny.

1. W aplikacji SharePoint przejdź do biblioteki, w której znajduje się plik. Obok jego nazwy znajduje się ikona ze strzałką w prawo ("Udostępnij wybrany element inny osobom"). Kliknij te ikonę.



2. Otworzy się menu Wyślij link. Kliknij teraz pierwsza opcje na górze, aby rozwinąć ustawienie, kto może wyświetlać i edytować udostępniany plik. Domyślnie są to osoby z Twojej organizacji.



3. Otworzy sie okienko Ustawienia linku. Zaznacz jedna z opcji, dla kogo ma działać ten link. Nie muszą to być wszystkie osoby z Twojej firmy. Możesz wybrać Osoby mające już dostęp, Określone osoby lub Każdą osobę z linkiem. Ta ostatnia opcja jest domyślnie niedostępna ze względów bezpieczeństwa, jednak można ja włączyć w centrum administracyjnym. W sekcji Inne ustawienia domyślnie zaznaczona jest opcja Zezwalaj na edytowanie. Oznacza to, ze osoby, którym udostępnisz link, mogą edytować plik. Te opcje możesz odznaczyć.



4. Jeżeli odznaczyłeś opcje Zezwalaj na edytowanie, aktywne stanie się ostatnie ustawienie: Blokuj pobieranie. Gdy klikniesz ikonę przełącznika, by włączyć to ustawienie, wówczas osoby, którym udostępnisz link, nie będą mogły pobierać tego pliku, a jedynie go przeglądać. Aby kontynuować, kliknij przycisk Zastosuj.



5. Wybierz teraz sposób, w jaki chcesz udostępnić plik. Jeśli chcesz wysłać link mailem do osób z organizacji, w polu Wprowadź nazwę lub adres e-mail zacznij wpisywać nazwy, lub adresy użytkowników i kliknij wybrana podpowiedz. Po dodaniu jednego odbiorcy możesz w ten sam sposób dodać kolejnych.



6. Opcjonalnie możesz też dodać wiadomość. Zatwierdź, klikając Wyślij. Link do pliku zostanie wysłany na maila wybranych osób.



7. Otrzymasz potwierdzenie, ze link został wysłany.



8. Kolejnym sposobem jest wygenerowanie linku i jego skopiowanie. Jeśli chcesz udostępnić link samodzielnie, w okienku Wyślij link kliknij przycisk Kopiuj link.



9. Po chwili zobaczysz komunikat "Skopiowano link". Naciśnij polecenie Kopiuj. Link trafi do Twojego schowka. Możesz go teraz wkleić w treści maila, w konwersacji lub czacie Teams albo w innym komunikatorze.



10. Ostatnia z opcji pozwala udostępnić link w nowej wiadomości programu Outlook. Aby skorzystać z tej opcji, w okienku Wyślij link kliknij przycisk Program Outlook.



11. Na nowej karcie przeglądarki otworzy sie okienko nowej wiadomości z gotowym linkiem. Możesz teraz dodać nadawców i (opcjonalnie) tytuł maila i dalsza wiadomość. Aby wysłać link tym sposobem, kliknij Wyślij na dole ekranu.