zdjęcie główne artykułu
Maja Lazurowicz

5 trików w Microsoft Teams, które ułatwią Ci pracę, a o których nie miałeś pojęcia

15/01/2022
(1 rating)

5 trików w Microsoft Teams, które ułatwią Ci pracę, a o których nie miałeś pojęcia

Microsoft Teams przeżywa aktualnie swoje prawdziwe pięć minut. Zauważalny wzrost popularności tej aplikacji wynika w dużej mierze z pandemii i tego, że wiele osób zmieniło tryb pracy na home office, a dzieci i młodzież rozpoczęły zdalne nauczanie. Dzięki temu też Teams miał szansę zaistnieć poza środowiskiem biurowym i dotrzeć do prywatnych użytkowników. Wiele firm i organizacji już od dawna używa Teamsów jako głównego narzędzia do komunikacji i jeśli Ty też korzystasz z tego programu na co dzień, to powinieneś dowiedzieć się o kilku opcjach, które pomogą ci szybciej i wydajniej pracować. Już za chwilę poznasz 5 trików, o których wcześniej nie słyszałeś, a które odmienią twoją pracę!

Home office - laptop na stoliku

Microsoft Teams - czym jest?

Microsoft Teams to coś więcej niż komunikator. To rozbudowana aplikacja, która łączy w sobie czat, konferencje wideo, rozmowy telefoniczne, wymianę plików i współpracę nad dokumentami. Profesjonalne rozwiązanie do obsługi spotkań, kontaktu ze współpracownikami, pracy zespołowej i organizacji plików. Teams integruje całe środowisko Microsoft w jednym miejscu, zapewniając doskonałą kompatybilność z aplikacjami Office. Poprzednikiem Microsoft Teams był oczywiście dobrze znany Skype dla Firm. Oferował on szeroką gamę możliwości – czat, czat grupowy, rozmowy głosowe, wideokonferencje, wymianę plików itp. Jednak pomimo tego nie był on wystarczający i wymagał ciągłego rozszerzania funkcjonalności. Microsoft potrzebował narzędzia do komunikacji, które będzie jeszcze lepiej i wygodniej zintegrowane z całym ekosystemem Office i skoncentruje pracę w jednym miejscu. W ten sposób powstały „Zespoły”.

Praca zdalna - wideokonferencja

Darmowy Microsoft Teams - skąd pobrać?

Microsoft Teams jest przeznaczony dla każdego. Zarówno dla osób prywatnych, jak i dla firm, przedsiębiorstw i instytucji edukacyjnych. Możesz uzyskać go bezpłatnie i korzystać z ograniczonych funkcji lub wykupić w ramach usługi Teams Essentials albo któregoś z pakietów Microsoft 365 . W wersji darmowej Teams oferuje rozmowy grupowe do 60 min z max. 100 użytkownikami, nieograniczony czat z rodziną i znajomymi i 5 GB chmury OneDrive. Natomiast w pakietach biznesowych oraz dla użytkowników domowych można cieszyć się pełną funkcjonalnością programu, dostępem do kalendarza, aplikacji Word, Excel, PowerPoint, magazynem w chmurze OneDrive dla każdego użytkownika i wiele więcej. Możesz używać Teams z poziomu przeglądarki lub poprzez aplikację, która działa na systemach Windows, macOS, Android i iOS. Aby założyć bezpłatne konto, pobrać aplikację i zainstalować Teams, przejdź na oficjalną stronę Microsoft. Jedyne, czego potrzebujesz do skorzystania z darmowej wersji Teams, to konto Microsoft. Jeśli używasz Skype lub Outlooka, to oznacza, że posiadasz już takie konto. Jeśli nie, możesz bezpłatnie je utworzyć. Posiadając konto Microsoft, zalogujesz się w Teams. Po przejściu na wyżej wymienioną stronę, pobierzesz aplikację, zalogujesz się, a także poznasz dostępne plany M365.

Praca z domu

Microsoft Teams - 5 trików, które ułatwią pracę!

1. Odpowiadanie na konkretną wiadomość

To opcja, która już jakiś czas była dostępna w aplikacji na smartfony, a teraz także znajdziesz ją w apce desktopowej. Odpowiadanie na konkretną wiadomość to bardzo przydatna rzecz, szczególnie na czatach grupowych, gdy pisze kilka osób na raz, a my chcemy odnieść się do tego jednego komentarza, który zdążył już poszybować w górę. Żeby to zrobić, znajdź wiadomość, na którą chcesz odpowiedzieć, najedź na nią kursorem, wybierz trzy kropeczki i kliknij Odpowiedz. W polu wiadomości ukaże ci się ta konkretna wypowiedź i będziesz mógł wpisać do niej komentarz.

Funkcja Teams - odpowiedz na wiadomość

2. Polecenia w polu wyszukiwania

Teams obsługuje wiele poleceń, które przyspieszają wykonywanie niektórych zadań. Aby aktywować i skorzystać z poleceń, wystarczy wpisać „ / ”w pasku wyszukiwania. Korzystanie z tej opcji z pewnością wpłynie na intuicyjne używanie programu, a także większą produktywność. Na przykład, możesz skorzystać z polecenia zmiany statusu, sprawdzenia aktywności, otwarcia czatu w nowym oknie i wiele więcej.

Funkcja Teams - polecenia

3. Zapisywanie wiadomości

Funkcja zapisywania ulubionych stron, zakładek czy zdjęć jest dobrze znana z przeglądarek lub aplikacji, np. Instagrama. Okazuje się, że funkcjonuje także w Teamsach. Pozwala na zapisanie wiadomości i powrócenie do niej w dowolnym czasie. Aby to zrobić, najedź myszką na wybraną wiadomość, kliknij trzy kropeczki i wybierz Zapisz tę wiadomość. Żeby znaleźć wszystkie zapisane wiadomości, kliknij kółeczko ze swoim zdjęciem lub inicjałami w prawym górnym rogu i wybierz Zapisane.

Funkcja Teams - zapisywanie wiadomości

4. Oznaczanie wiadomości jako ważnej lub pilnej

Z pewnością nie raz miałeś do przekazania jakąś ważną wiadomość i chciałeś to dodatkowo podkreślić, np. pogrubioną czcionką. W Teams masz opcję dodać znacznik do swojej wiadomości, który informuje wszystkich, że jest ona ważna lub pilna. Wystarczy, że klikniesz ikonę wykrzyknika, znajdującą się pod polem wiadomości. Możesz wybrać oznaczenie Ważne lub Pilne, które dodatkowo będzie ponawiać powiadomienie co 2 minuty przez 20 minut. Dzięki temu nikomu z zespołu nie ucieknie naprawdę ważny temat.

Funkcja Teams - oznaczanie wiadomości

5. Zatwierdzenia

Słyszałeś kiedyś o Zatwierdzeniach? To natywna aplikacja dla Teams, która umożliwia łatwe i szybkie tworzenie oraz udostępnianie zezwoleń. Możesz je uruchomić na czacie prywatnym, grupowym lub w konwersacji zespołu. Zatwierdzenia to dobry sposób na ulepszenie procesów, żądań i wniosków w Twoim zespole. Mogą dotyczyć na przykład wniosków urlopowych, podróży służbowych lub zupełnie innych tematów, które aktualnie rozgrywają się w organizacji. Możesz skorzystać z gotowych szablonów albo stworzyć swoje zezwolenia. Aby uruchomić Zatwierdzenia, dodaj aplikację w menu pod trzema kropkami z lewej strony. Tutaj będą widoczne wszystkie zezwolenia. Możesz również wysłać Zatwierdzenia do konkretnej osoby – pod polem wiadomości kliknij ikonkę z obrotową strzałką.

Funkcja Teams - Zatwierdzenia

Teams da się lubić!

Każdy z nas lubi pracować na wygodnych i intuicyjnych narzędziach, które wspierają nas w działaniach, a nie sprawiają, że chce nam się przeklinać pod nosem. Choć na pierwszy rzut oka Teams może nie sprawiać wrażenia takiego narzędzia, to zapewniamy, że taki jest i mamy nadzieję, że ułatwienia przedstawione w tym poradniku przekonają Was, że Teams to naprawdę „dająca się lubić” aplikacja. Znaliście wcześniej te triki czy były dla Was nowością? Zachęcamy Was do wypróbowania ich przy najbliższej okazji! To szansa na jeszcze lepszą, komfortową i wydajną pracę!


Jak aktywować szyfrowanie end-to-end w Microsoft Teams? Podpowiadamy! 

Sprawdź nasze inne poradniki :

Przeczytaj więcej na portalu CentrumXP.pl:

Źródło: Microsoft, opracowanie własne.

Pozostałe