5 powodów, dla których warto wybrać Microsoft Exchange

Serwer Exchange Online to jeden z kluczowych elementów usługi Microsoft 365. Pozwala zarządzać pocztą, wydarzeniami w kalendarzu, kontaktami i listami zadań. Jednak to tylko jego podstawowe funkcje. Microsoft Exchange Online to narzędzie bardzo rozbudowane, oferujące użytkownikom mnóstwo możliwości z zakresu komunikacji, przechowywania dokumentów czy współpracy w grupach. To również nowoczesne mechanizmy i systemy bezpieczeństwa, chroniące pocztę oraz poufne dane przed coraz szybciej rozwijającymi się zagrożeniami.

Poznaj kilka najważniejszych argumentów pozwalających poznać podstawy funkcjonowania Exchange Online w chmurowym środowisku Microsoft 365.

• Exchange w Microsoft 365 lub osobno - jak kupić usługę?
• 5 powodów, dla których warto wybrać Exchange Online
• Outlook w aplikacji i w przeglądarce
• Poczta, kalendarz, zadania
• Grupy Microsoft 365 - współpraca
• Udostępnione skrzynki pocztowe
• Ochrona korespondencji przez Exchange Online Protection

Exchange w Microsoft 365 lub osobno - jak kupić usługę?

Exchange Online jest integralną częścią usługi Microsoft 365 w pakietach dla firm. To oznacza, że zakup jednej subskrypcji Microsoft 365 w planach Business Basic, Business Standard lub Business Premium pozwala na założenie adresu e-mail na serwerze Exchange i korzystanie ze wszystkich jego możliwości po stronie serwerowej oraz po stronie użytkownika końcowego.

Użytkownicy, którzy z początku wybrali Microsoft 365 w pakietach bez zintegrowanego Exchange Online, czyli Microsoft 365 Apps for Business lub Microsoft 365 w wersjach dla domu, mogą zakupić usługę osobno:

• Exchange Online Plan 1 za 13,02 zł/konto miesięcznie
• Exchange Online Plan 2 za 26,05 zł/konto miesięcznie

Plany indywidualne różnią się od siebie pojemnością skrzynki pocztowej. Exchange Online Plan 1 i Plan 2 posiadają te same funkcje, co Exchange Online działający w ramach subskrypcji Microsoft 365.

5 powodów, dla których warto wybrać Exchange Online

Outlook w aplikacji i w przeglądarce

W parze z serwerem Exchange Online idzie klient poczty Outlook w wersji przeglądarkowej lub aplikacji desktopowej. Microsoft Outlook jest centrum dowodzenia tym, co oferuje Exchange. Takie połączenie jest najlepszym rozwiązaniem dla użytkownika końcowego, chociaż sam Outlook, jako zwyczajna aplikacja pocztowa, umożliwia pracę z usługami innymi niż Microsoftu.

Outlook w wersji przeglądarkowej oferuje dokładnie te same funkcje, co Outlook na pulpicie. Wszystkie nowe wiadomości, zmiany i archiwa są archiwizowane przez Exchange Online w czasie rzeczywistym, więc nie ma znaczenia, z której wersji Outlooka korzysta użytkownik.

Exchange Online może być zsynchronizowany również z mobilną aplikacją Outlook na systemach Android i iOS.

Poczta, kalendarz, zadania

Podstawowe zadania, których oczekuje się od nowoczesnej usługi pocztowej to zarządzanie pocztą e-mail, wydarzeniami w kalendarzu oraz zadaniami. Oczywiście nie brakuje ich w Exchange Online. Wszystkie informacje są na bieżąco synchronizowane, aby w taki sam sposób były widoczne na komputerze w aplikacji desktopowej i przeglądarkowej oraz na smartfonie lub tablecie z Androidem czy iOS.

Prowadzenie kalendarza z Exchange Online jest wyjątkowo przyjazne. W dużej mierze się dzięki funkcji Asystenta planowania, pozwalającego podejrzeć czas wolny osób, które mają uczestniczyć w spotkaniu, co pozwala sprawnie znaleźć odpowiedni termin. Exchange Online pozwala również na tworzenie spotkań online w aplikacji Teams, a wszystkie informacje od razu zapisywane są w kalendarzach uczestników.

Grupy Microsoft 365 - współpraca

Grupy Microsoft 365 cieszą się ogromną popularnością wśród użytkowników usługi. Pozwalają tworzyć większe lub mniejsze zespoły działające w ramach konkretnych zadań. Każda grupa otrzymuje własny alias poczty e-mail, na który można wysyłać wiadomości, własny kalendarz i własną listę zadań.

Grupy Microsoft 365 zapewniają znacznie większy komfort pracy grupowej, pozwalają porządkować dokumenty, pliki i wydarzenia. Ma to bezpośredni wpływ na organizację podstawowej hierarchii adresów i grup użytkowników w usłudze Microsoft 365, dzięki czemu praca całej organizacji może być znacznie bardziej efektywna.

Udostępnione skrzynki pocztowe

To jedna z kluczowych funkcji Exchange Online, której zalety dostrzegają głównie firmy. Udostępniona skrzynka pocztowa pozwala na odbieranie i wysyłanie wiadomości z jednego adresu e-mail przez wiele osób. Nie ma konieczności udostępniania loginów i haseł wszystkim osobom, które mają mieć dostęp do takiej skrzynki.

To rozwiązanie sprawdzi się szczególnie przy obsłudze poczty niespersonalizowanej, np. do obsługi biura pod adresem [email protected], działu handlowego pod adresem [email protected] itd. Pojedyncze wiadomości mogą być przekazywane dalej, aby daną sprawą zajęła się konkretna osoba.

• Dowiedz się więcej o Udostępnionych skrzynkach pocztowych w Exchange Online.
• Przeczytaj, jak dokładnie pracować ze skrzynkami udostępnionymi.

Ochrona korespondencji przez Exchange Online Protection

W materiałach promocyjnych usług Microsoft 365 czy Exchange Online bezpieczeństwo stawiane jest w pierwszym rzędzie. I faktycznie kwestia ochrony danych nie kończy się na broszurach. Exchange Online korzysta z wysokiej klasy mechanizmów ochrony korespondencji, kalendarza czy informacji o kontaktach.

Zupełnie podstawowym mechanizmem są reguły poczty e-mail, ale Exchange Online oferuje znacznie więcej. Użytkownicy mogą wysyłać zaszyfrowane wiadomości nie tylko do innych skrzynek Exchange, ale też np. na adresy Gmail. Funkcja Data Loss Prevention dba, aby wiadomości zawierające dane poufne, takie jak numery kart płatniczych, nie trafił w niepowołane ręce i mogły je przeczytać tylko osoby mające do tego prawo. Information Rights Management pozwala zarządzać prawami dostępu do wiadomości poufnych, możliwość przesyłania dalej, drukowania czy otwierania załączników.

Jak każdy nowoczesny serwer pocztowy, Exchange Online wyposażony jest w zaawansowane filtry antyphishingowe, skanujące odnośniki i załączniki zawarte w wiadomościach. Od razu po wykryciu zagrożenia wiadomość jest blokowana, a użytkownik informowany o sytuacji. Te funkcje mają zabezpieczyć użytkownika przed otwarciem linków prowadzących do fałszywych stron wymuszających logowanie lub wprowadzanie innych poufnych danych.

Przeczytaj więcej:

• Jak przechowywać poufne dane w firmie? Poznaj najlepsze metody
• Bezpieczeństwo w sieci. 10 porad jak chronić swoje dane w Internecie
• Microsoft 365 czy Office 2021? Którą usługę wybrać i dlaczego?

Obejrzyj webinar CentrumXP o Exchange Online:

Źródło: onexstore.pl, centrumxp.pl, opracowanie własne.